تحقق سفارش یا مدیریت خدمات سفارش، پایه اصلی هر تجارت الکترونیکی و آنلاین شاپ محسوب می شود. همانطور که همه می دانیم تبلیغ محصولات یک شرکت و مجموعه از اهمیت بالایی برخوردار بوده و تاثیر بسزایی در جذب مشتری دارد، اما کلید طلایی برای موفقیت یک تجارت در ارائه درست خدمات نهایی به مشتری است و اگر نتوانید محصولات خود را به موقع، مقرون به صرفه و با کیفیت به دست مصرف کننده برسانید دیگر مهم نیست بازاریابی شما چقدر خوب باشد. در واقع تحویل دقیق کالا و رفع نیاز مشتری شامل طی نمودن برخی مراحل خاص اما ساده است که باید اولویت هر حرفه ای قرار بگیرد. هدف ما از نوشتن این مقاله توسعه کسب و کار شما عزیزان از طریق تحقق سفارش می باشد.
مراحل مورد نیاز برای تحقق سفارش
همانطور که کمی قبل توضیح دادیم لازمه موفقیت یک تجارت و افزایش مشتریان ثابت برای یک مجموعه، نیاز به تحویل درست کالا دارد. در واقع تمام هدف یک کمپانی فروش محصولاتش است، حال اگر این محصولات به موقع و طبق خواسته های مشتری ارسال نشوند تنها نارضایتی خریدار را به ارمغان می آورد که باعث کم شدن تعداد مشتری های یک کمپانی می شود. یکی از روش های ارتقا مشاغل، انتخاب سرویس های ارائه دهنده خدمات ارسالی مناسب است که از قوانین تحقق سفارش کالا آگاه باشند. پنج عملکرد اصلی فرآیند تحقق سفارشات عبارتند از:
- دریافت محصول: بازرگانان ابتدا فهرست کالا های موجود را از تولیدکنندگان یا تأمین کنندگان آن کالا دریافت می کنند.
انتخاب محصول: پس از دریافت فهرست موجودی کالا ها و انتخاب محصولات مورد نظر، محموله به محل ذخیره سازی یا انبار ارسال می شود. - ذخیره سازی محصول: فضای انبار نسبت به حجم و شرایط یک کالا در نظر گرفته می شود که تعیین فضای ذخیره سازی سفارشات از اهمیت بالایی برخوردار است.
- ثبت سفارش محصول: در این مرحله سفارش مشتری از طریق تلفن یا آنلاین، مورد پردازش قرار می گیرد و خواسته مشتری مشخص می شود، سپس به واحد ارسال کالا انتقال می یابد تا نیروی اعزام محصول را تحویل مشتری بدهد.
- حمل و نقل محصول: پس از برداشت محصول از انبار و بسته بندی مناسب کالا، به واحد حمل و نقل ارسال می شود که باید توجه داشته باشید به صرفه ترین و بهترین تحویل دهنده را برای ارائه کالا به مشتری انتخاب کنید.
تمامی مراحل ذکر شده در بالا بخشی از روند تحقق سفارش محسوب می شوند که کالا ها را از تولید کنندگان دریافت کرده و در اختیار کسانی که به این خدمات نیاز دارند می گذارد. چگونگی طی شدن این مراحل نیز از استاندارد های خاصی برخوردار است که یک شرکت ارائه دهنده خدمات ارسال باید از این استاندار ها پیروی کند. روند تحقق سفارش کالا جزو دسته بازاریابی B2B قرار دارد، اما آیا می دانید این نوع بازاریابی چه کاربردی دارد؟ برای اطلاعات بیشتر به مقاله بازاریابی B2B چیست؟ مراجعه فرمایید.
روند مرحله دریافت در تحقق سفارش
سرویس های ارائه دهنده خدمات ارسال، در اطراف ما فراوان است اما در وهله اول باید انتخاب سرویس ارسالی که با سیستم مدیریت فروشگاه ما تطابق داشته باشد در اولویت قرار بگیرد. هنگامی که محموله ای دریافت می شود، کارمند مربوطه تعداد واحد های تحویلی را محاسبه می کند تا از درست بودن تعداد کالا های دریافت شده اطمینان حاصل کند.
اگر تعداد واحد های دریافتی با شماره فاکتور مطابقت نداشته باشد، ابتدا تعداد اقلام دریافت نشده در فاکتور وارد می شود و اختلاف حساب به سه روش زیر با تامین کننده صاف می گردد:
- ارسال کم : اگر تعداد کالاهای دریافتی شما کمتر از تعداد تعیین شده باشد می توانید از تامین کننده خود درخواست بقیه اقلام را داشته باشید، و یا شامل تخفیف در محموله بعدی شوید.
- ارسال زیاد: اگر تعداد محصولاتی که از تامین کننده خود دریافت کرده اید اضافه تر از تعداد تعیین شده باشد تامین کننده می تواند کالا ها را پس بگیرد و یا در محموله بعدی تعداد کمتری برای شما ارسال کند.
- ارسال اشتباه: مرحله نهایی بازرسی محصولات، هنگام دریافت کالا از تامین کننده است. اگر محصولات دیگری به جای محصولات مجموعه شما ارسال شده بود با تامین کننده خود تماس بگیرید و موضوع را بیان کنید، در این شراط تعویض کالا ها انجام می شود که معمولا به خاطر مقصر بودن تامین کننده تخفیف شامل حال دریافت کننده می شود. پس از طی شدن این مرحله، محصولات به انبار ارسال می شوند تا برای بسته بندی آماده شوند.
روند مرحله ثبت کالا در تحقق سفارش
بعد از ذخیره سازی کالا ها در انبار نوبت به چیدمان درست محصولات می رسد. ثبت سفارش شامل بازه زمانی دریافت سفارش آنلاین تا زمان آماده شدن برای ارسال می شود. سرویس های خدماتی ارسال که از استاندارد های تحقق سفارش استفاده می کنند برای پردازش محصولات، دارای نرم افزار ها و پلتفرم های مختص به ثبت سفارش هستند. به همین ترتیب تمام مراحل تحویل سفارش، تعداد سفارش و ارسال سفارش به مشتری در نرم افزار ثبت سفارش کالای مجموعه ثبت می شود. سپس کالا ها طبق سفارشات مشتری بسته بندی شده و به واحد ارسال فرستاده می شوند تا مراحل نهایی سفارشات بر روی کالا ها اعمال شود.
روند مرحله حمل و نقل در تحقق سفارش
در این مرحله مدیران مربوطه باید کارآمدترین روش را برای ارسال محصول به دست مشتری تعیین کنند. راه های ارسال کالا برای فروشگاه های اینترنتی کوچک، به هزینه پست و ایاب و ذهاب ختم می شود، اما برای شرکت های بزرگ مدیریت ارسال و چگونگی روند تحقق سفارش از اهمیت بالایی برخوردار است.
با این حال مشاغلی که نیاز به حمل کالا های بزرگ، مقادیر زیاد یا اقلامی دارند که شرایط حمل و نقل خاصی را می طلبد ممکن است برای حمل کالا های خود نیاز به ثبت نام در خدمات باربری یا پیک های ویژه داشته باشند. در نتیجه تعیین کارآمدترین و مقرون به صرفه ترین روش برای انجام این کار به عهده متخصصان حمل و نقل است. همچنین مراکز ارسال کالا وظیفه دارند سیستم های نرم افزاری خود را بروز نگه دارند، درست است سفارش ثبت شده و به مقصد ارسال می شود، اما تا زمانی که امکان مرجوعیت کالا وجود دارد تغییر ثبت سفارش در سیستم نیز وجود خواهد داشت.
نکته: مرجوعیت محصول کاملا بر عهده مشاغل است و هیچ تعهد خاصی در این باره وجود ندارد، اما امکان پذیری مرجوعیت کالا یک امتیاز برای جلب رضایت مشتری محسوب می شود.
نتیجه گیری
فرآیند تحقق سفارش روشی برای صرفه جویی در وقت، بهبود رضایت مشتری و افزایش سودآوری یک تجارت است. پس اگر می خواهید روز بروز به مشتری های مجموعه شما افزوده شود، یک استراتژی قوی برا طی کردن مراحل ارسال کالا به مشتری تعیین کنید تا هم رضایت مشتری را شاهد باشید و هم در روند انتقال کالا مشکلی به وجود نیاید.
ارسال محصولات خود را به شرکت های حمل و نقلی بسپارید که از استاندارد های تحقق سفارش پیروی کنند تا از بروز هر مشکلی چه برای مشتری و چه برای مجموعه خودتان جلوگیری کرده باشید.
نظر خود را بنویسید